Politique de confidentialité à l’attention des intérimaires et personnes placées

1. Quel est l’objet de ce document ?

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 (« RGPD ») et à la Loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 dans sa dernière version (« LIL »), la présente politique de protection des données personnelles a pour objet de vous informer vous, en votre qualité d’intérimaire ou de personne placée auprès d’une entreprise cliente, des traitements de données personnelles mis en œuvre par la société ALPHYR (Société par Actions Simplifiée au capital de 307 500 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 512 098 468, dont le siège social est situé 5-7 boulevard Victor Hugo à (92110) Clichy – Ci-après dénommée « Mistertemp »).

2 Quelles sont les caractéristiques des traitements de vos données ?

1.1      Comment Mistertemp collecte vos données personnelles ?

Pour la plupart, vos données personnelles sont obtenues directement auprès de vous. Dans l’hypothèse où vos données personnelles sont collectées par le biais d’un formulaire, les champs nécessaires et donc obligatoires se distinguent par un astérisque (*). A défaut de les compléter, Mistertemp ne pourra efficacement gérer vos missions d’intérim ou vos placements.

Certaines données à caractère personnel, à savoir votre taux d’imposition lorsque celui-ci est personnalisé, peuvent être collectées indirectement par Mistertemp. En effet, dans le cadre de son obligation légale de prélever directement sur votre salaire votre imposition sur le revenu, l’administration fiscale lui communique votre taux d’imposition.

1.2      Pour quelles finalités et sur quelle bases légales vos données personnelles sont-elles traitées ?

Le tableau ci-dessous, contient une description détaillée des traitements de vos données à caractère personnel réalisés par Mistertemp, à savoir leurs finalités, sous-finalités ainsi que les bases légales correspondantes.

Finalités Sous-finalités Base légale du traitement
Gestion & Administration des personnes placées auprès d’entreprises clientes
Gestion et administration des placements –        Gestion des contrats conclus avec les entreprises clientes

–        Placement des candidats auprès des entreprises clientes

 Intérêts légitimes de Mistertemp, à savoir placer des profils intéressants auprès d’entreprises clientes disposant d’un poste à pourvoir en CDD ou en CDI
 

Gestion & administration des intérimaires

 
Gestion et administration de l’intérimaire –        Gestion des contrats conclus avec les intérimaires et les clients

–        Gestion de la paie, incluant la gestion du prélèvement à la source

–        Gestion des rémunérations directes et indirectes

–        Gestion des remboursements de frais

–        Gestion des droits de l’intérimaire (et notamment de ses droits à la retraite, congés maternité/paternité…)

–        Gestion des sanctions disciplinaires et du contentieux

–        Gestion des contacts d’urgence de l’intérimaire et le cas échéant prise de contact

–        Communication de vos données aux entreprises utilisatrices

–        Réalisation d’états statistiques ou de listes des intérimaires pour répondre à des besoins de gestion administrative

–        Sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation

–        Gestion des dotations individuelles

–        Analyse de la masse salariale

–        Communications internes

 Obligations légales, exécution contractuelle et intérêts légitimes de Mistertemp à savoir la bonne administration des contrats avec les intérimaires
Gestion du vivier d’intérimaires et leurs candidatures ultérieures –        Gestion et suivi des espaces candidats

–        Réception & analyse des évaluations des missions par les entreprises utilisatrices

–        Gestion des profils intérimaires et de leurs candidatures

–        Présélection des profils intérimaires pour des placements et missions auprès d’entreprises utilisatrices en fonction des qualifications, compétences, scoring attribués & disponibilités

–        Recherche des profils pertinents aux fins de recrutement pour des placements ou missions auprès d’entreprises utilisatrices

–        Mise à jour des données de contact

 Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de l’intérimaire ou Intérêts légitimes de Mistertemp à savoir disposer de données à jour
Envoi d’offres adaptées aux profils des intérimaires –        Prise de contact avec les intérimaires (SMS, e-mails, téléphone) afin de leur proposer des missions Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de l’intérimaire
Santé et sécurité de l’intérimaire –        Déclaration et gestion des accidents du travail et des accidents de trajet

–        Gestion des convocations à la médecine du travail

–        Instruction, gestion et affiliation des dossiers de prévoyance et au régime frais de santé

–        Mise en place d’actions de prévention

–        Evaluation des conditions de travail

–        Sensibilisation sur les risques liés à la santé

–        Gestion de la protection des intérimaires en cas de crise sanitaire

–        Gestion des demandes d’adaptation du poste de travail de l’intérimaire

–        Gestion et mise à disposition de matériels nécessaires à l’exécution des missions (chaussures de sécurité par exemple)

 Obligations légales de Mistertemp
Organisation du travail

 

 –        Elaboration et gestion du registre du personnel, du Bilan Social Individualisé (BSI) et de tout autre document du même type

–        Gestion et contrôle des tâches des Intérimaires

–        Gestion de la mise à disposition / du placement des intérimaires

–        Gestion et contrôle des congés

–        Gestion et contrôle des absences

–        Gestion et contrôle des horaires et des temps de de travail (saisie des relevés d’heures)

–        Mesure de la qualité de service et de la productivité de l’intérimaire

 Intérêts légitimes de Mistertemp, à savoir la bonne administration de son activité et des intérimaires
Formation des personnels –        Suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées

–        Evaluation des connaissances et des formations

–        Organisation des sessions de formation

 Obligations légales et intérêts légitimes de Mistertemp, à savoir organiser les formations
Gestion des demandes d’exercice de droits (RGPD) / Obligation légale de Mistertemp
Gestion des précontentieux & contentieux / Intérêts légitimes de Mistertemp, à savoir assurer la défense de ses droits & intérêts
Machine Learning ·       Entrainement des algorithmes à partir des données figurant dans le vivier de candidats intérimaires Intérêts légitimes de Mistertemp, à savoir améliorer l’efficacité et la qualité de ses services

 

 

1.3      Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

Peuvent être destinataires de vos données personnelles, dans la limite de leurs attributions et en fonction des finalités poursuivies :

  • Destinataires internes à Mistertemp : 
    • Les personnels chargés de la gestion des candidats intérimaires, à savoir les équipes commerciales, techniques et en charge de la paye ;
    • le cas échéant, le délégué à la protection des données ;
    • les personnels chargés du service informatique ;

  • Destinataires externes à Mistertemp : 
    • les entités du Groupe Mistertemp ;
    • Les entités franchisées du Groupe Mistertemp ;
    • les entreprises utilisatrices clientes de Mistertemp chez qui vous êtes placés ou auprès de qui vous effectuez des missions ;
    • les personnes chargées du contrôle financier de Mistertemp (commissaires aux comptes, experts-comptables) ;
    • les personnes en charge de la médecine du travail ;
    • les intervenants dans le cadre d’opérations relatives à la vie de Mistertemp (cession, fusion, …) ;
    • les organismes publics, les entreprises et autres organismes investis d’une mission de service public, afin de répondre à ses obligations légales (URSSAF, CIBPTP, etc.) ;
    • les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés ;
    • les établissements bancaires ;
    • les sous-traitants en charge de la mise en œuvre des traitements de données personnelles, ou dans le cadre de leurs missions de conseil et d’assistance (essentiellement les prestataires informatiques externes & avocats).

1.4      Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, et conformément aux obligations légales qui s’imposent à Mistertemp.

Dans ce cadre, les durées de conservation appliquées par Mistertemp sont les suivantes :

Finalités Base active

 

(Base de données dans laquelle figurent les données nécessaires à l’activité courante de l’entreprise)

 Durées de conservation en archivage intermédiaire

 

(Base de données dans laquelle figurent les données nécessaires pour répondre à une

obligation légale, ou pouvant constituer des éléments de preuve dans le cadre d’un contentieux)
Gestion et administration des placements Les données sont conservées le temps de l’opération de placement

 

 Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.

 
Gestion de l’intérimaire (relations contractuelles, registre unique du personnel, suivi et contrôle du temps de travail) Principe appliqué par Mistertemp :

 

Les données des intérimaires inactifs sont supprimées au terme d’une durée de deux ans à compter du dernier contact.

 

Cas particuliers :

 

·       Les bulletins de salaires et éléments nécessaires au calcul de l’assiette sont conservés 1 mois en base active.

 

·       Les données relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.

 

·       Durée de conservation des données relatives à la gestion du précontentieux et contentieux :

–        S’agissant de la gestion du précontentieux, jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante.

–        S’agissant de la gestion du contentieux, jusqu’à ce qu’aucun recours ne soit plus possible contre la décision rendue pour la faire exécuter.

 Principe appliqué par Mistertemp :

 

•       Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.

 

Cas particuliers :

 

•       Les bulletins de paie et éléments nécessaires au calcul de l’assiette sont conservés en archives intermédiaires pour des durées respectives de 5 et 6 ans, et 10 ans en tant que pièce comptable.

 

•       Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires sont conservés pendant 3 ans.

 

•       Les ordres de virement pour paiement sont quant à eux conservés en archives pendant 10 ans

 

•       Les données relatives aux sanctions disciplinaires sont conservées 3 ans à compter de l’engagement des poursuites disciplinaires en archives intermédiaires

 

•       Les données saisies dans le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans en archives à partir du départ de l’intérimaire

 
Gestion du vivier d’intérimaires Les données personnelles figurant dans les viviers de candidats intérimaires – en ce compris les profils créés sur les Sites Internet – créés par Mistertemp sont conservées pendant un délai de deux (2) ans à compter du dernier contact (candidature, rendez-vous en agence, mise à jour des informations, etc.) Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 10 ans.

 
Santé et sécurité des intérimaires Les données sont conservées pendant toute la durée de la mission de l’intérimaire ou le temps de traitement de l’opération.

 

 Les déclarations d’accident du travail effectuées auprès de la caisse primaire d’assurance maladie sont conservées en archives intermédiaires pour une durée de 5 ans

 

 
Organisation du travail

 

 Les données sont conservées pendant toute la durée de la mission de l’intérimaire

 

 

 Principe appliqué par Mistertemp :

 

·       Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans ;

 

Cas particuliers :

 

a)     Données relatives aux motifs d’absence sont conservées en archives intermédiaires 5 ans

 

b)     Les documents de comptabilisation de la durée du travail sont conservés en archives intermédiaires :

•       1 an (y compris dans le cas d’horaires individualisés, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l’année, les documents existant dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque intérimaire) ;

•       1 an pour les documents récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accomplies chaque mois par l’intérimaire ainsi que la compensation correspondante ;

•       3 ans pour les documents existants dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les intérimaires intéressés par des conventions de forfait.
Formation continue (plans de formation, conventions, justificatifs) Pendant deux ans à compter du dernier contact avec l’intérimaire Les données peuvent être archivées pour une durée de 5 ans après le départ de l’intérimaire.
Gestion des demandes d’exercice de droits (RGPD) Le temps strictement nécessaire à la gestion des demandes. Les données relatives aux demandes d’exercice de droit sont archivées pendant cinq ans à compter de la réponse à la demande, sauf celles relatives au droit d’opposition qui sont conservées pendant six ans.
Gestion des précontentieux & contentieux ·     S’agissant de la gestion du précontentieux, jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante.

·     S’agissant de la gestion du contentieux, jusqu’à ce qu’aucun recours ne soit plus possible contre la décision rendue pour la faire exécuter.

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1.5      Vos données personnelles font-elles l’objet d’un transfert en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

Vos données personnelles collectées ne font pas l’objet de transferts en dehors de l’Union Européenne.

3 Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

  1. Droit d’accès

 

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit d’obtenir une copie de vos données ainsi que les informations suivantes :

  • Les finalités du traitement ;
  • Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
  • lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente,
  • lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, la personne concernée a le droit d’être informée des garanties appropriées en ce qui concerne ce transfert.

Mistertemp fournit gratuitement une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Pour toute copie supplémentaire demandée, veuillez noter que Mistertemp peut facturer des frais administratifs raisonnables.

  1. Droit de rectification de vos données personnelles inexactes et/ou incomplètes

Vous avez le droit de nous demander à tout moment que vos données à caractère personnel soient, selon les cas, rectifiées et/ou complétées.

  • Droit à l’effacement de vos données personnelles

Sauf dans des cas spécifiques où la loi le prévoit, vous avez le droit d’obtenir de Mistertemp l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • le retrait de votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • l’opposition au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle Mistertemp est soumise ;
  • les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information à des mineurs.

  1. Droit à la limitation des traitements de vos données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

  • vous contestez l’exactitude des données à caractère personne (dans un tel cas, la limitation pourra être mise en place pendant une durée permettant à Mistertemp de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel) ;
  • le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • Mistertemp n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • Vous vous opposez au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Mistertemp prévalent sur ceux de la personne concernée.

Si vous exercez votre droit à la limitation, Mistertemp ne pourra plus traiter vos données à caractère personnel – à l’exception de leur seule conservation –, sauf :

  • si vous avez donné votre consentement préalable ;
  • pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
  • pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale,
  • pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

En toute hypothèse, vous serez informé(e) de la levée de la limitation du traitement Mistertemp.

  1. Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement devra se justifier par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

  1. Droit à la portabilité de vos données personnelles

 

Vous avez le droit de recevoir ou de transmettre les données à caractère personnel que vous avez fourni à Mistertemp, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, à un autre responsable du traitement. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général.

En effet, toutes les données personnelles de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est en outre limité aux traitements dont la base juridique est le consentement ou un contrat.

  • Votre droit de retirer votre consentement à un traitement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à un traitement à tout moment et sans avoir à en justifier lorsque celui-ci constitue sa base légale.

  • Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies.

Les directives particulières ne concerneront que les traitements que nous mettons en œuvre et seront limitées à ce seul périmètre.

En ce qui concerne les directives générales, elles devront être adressées à un tiers de confiance qui sera désigné par décret.

4 Comment exercer vos droits auprès de Mistertemp ?

Vous pouvez former toute demande relative à l’exercice de vos droits concernant vos données personnelles en contactant le délégué à la protection des données de Mistertemp à l’adresse e-mail suivante : protectiondesdonnees@mistertemp.com, ou à l’adresse postale suivante :

A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Mistertemp

5-7 boulevard Victor Hugo

92110 CLICHY

Un justificatif d’identité pourra vous être demandé dans les conditions de l’article 77 du Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. L’exercice d’un de ces droits peut être refusé si votre demande ne réunit pas les conditions posées par la réglementation. Dans cette hypothèse, vous en serez dûment informé(e) dans les délais requis par la règlementation.

5 Comment introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (« Cnil ») ?

Si vous estimez que les traitements de vos données personnelles ne sont pas conformes aux dispositions légales et réglementaires, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil en adressant votre plainte :

  • En ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
  • Par courrier postal :

Commission nationale de l’informatique et des libertés

Service des plaintes

3 Place de Fontenoy

TSA80715

75334 PARIS CEDEX 07